La productivité dans votre gestion d’entreprise repose sur la mobilisation de vos équipes. Dans certains cas, même si nous cherchons à bien faire, nos actions sont contraires à nos intentions et au lieu d’accroître la productivité, nous alimentons la pression interne. Dans ce blogue, nous retrouvons deux manières de faire qui encourage la mobilisation de vos équipes. En premier, nous retrouvons la délégation de processus et non la délégation de tâche et en second les communications efficaces pour stimuler la productivité et non stimuler les peurs.
1)Déléguer une tâche c’est bien mais déléguer un processus c’est productif
Tout gestionnaire sait que pour accroître sa productivité, il doit apprendre à déléguer. Le mot déléguer provient du latin qui veut dire confier. Toutefois, il s’agit de bien plus que de confier une tâche. Déléguer une tâche revient à confier à un subalterne une tâche. Une fois cette tâche réalisée, cette personne reviens nous voir pour une autre tâche. En complément, consultez ce vidéo :
Cette manière de faire entraîne une relation de codépendance entre deux personnes où une personne devient l’extension de l’autre et lorsque l’autre est en vacances, l’autre ne travaille pas également. Ce qui est à l’antithèse de la mobilisation de vos équipes. Afin d’accroître la productivité des deux personnes, c’est le processus qui devrait être délégué. Prenons à titre d’exemple un plan d’intégration d’un nouvel employé dans l’entreprise. Ce plan peut être déléguer car le gestionnaire principal n’est pas nécessairement obligé de s’occuper de toutes les tâches pour l’accueil d’un commis à la réception.
Plan d’intégration d’un nouvel employé :
1) Accueillir l’employé et lui présenter son poste ou son lieu de travail
2) Fiche de l’employé à faire remplir
3) Description de tâches, contrat de travail et manuel de l’employé à donner
4) Mission de l’entreprise, planification stratégique et organigramme à faire lire
5) Clés, cartes d’accès ou outils de travail à remettre
6) Présenter le nouvel employé à ses collègues et son superviseur
7) Tâches pour la première journée
8) Planifier la formation technique et le suivi qui sera offert
9) Identifier la personne ressource pour répondre à ses questions
10) Trouver un binôme ou faites du parrainage
11) Débuter l’entraînement pour le nouveau poste
Le processus étant délégué, le gestionnaire peut vaguer à d’autres occupations pendant que son adjoint s’occupe de l’intégration du nouveau commis. Cette délégation peut s’échelonner sur plusieurs jours voire des semaines. Un suivi périodique permettra de connaître l’avancement des deux comparses et pouvoir intervenir si nécessaire.
2)Les mots et les émotions comme facteur de mobilisation de vos équipes
Échéancier ;
Client important ;
Gros contrat ;
Problèmes ;
Fatigue ;
Et bien d’autres.
Ce sont là des mots qui ont une connotation négative ou qui apporte un stress supplémentaire. Les utiliser lorsque l’on s’adresse à nos équipes démontre que nous avons un stress et que nous ne sommes pas en plein contrôle de la situation ou avoir un effet contraire à la mobilisation de vos équipes. Ceci fait surgir de l’énergie négative et entraîne un climat de méfiance.
Le gestionnaire transmettra un message tel que : « Nous avons obtenu un gros contrat avec un client important. Je ne veux pas de problème sur les chantiers. Nous avons un échéancier serré alors garder vos forces et ça va bien aller ».
Il n’y a pas lieu de qualifier de « gros contrat » ou « client important ». D’abord parce que c’est ce que vous faites et vous le faites bien. Ensuite, tous les clients sont important peu importe la grosseur du contrat. Finalement, que le contrat soit gros ou petit, c’est votre travail alors il n’y a pas lieu de stresser sur la valeur du contrat. Un tel discours entraîne déjà de la fatigue et les employés n’ont pas le goût de l’attaquer.
Plan d’action ;
Client fidèle ;
Contrat lucratif ;
Défis ;
Confiance ;
Travail bien fait ;
Et bien d’autres.
Ce sont là des mots qui entraîne un climat de confiance. Les employés n’ont qu’à faire leur travail et il n’a aucune charge émotive négative en surplus.
Le gestionnaire tiendra un discours du genre : « Un de nos clients fidèle nous fait confiance de nouveau pour une nouvelle installation. Il a été bien servi dans le passé et accepte nos conditions contractuelles ce qui en fait un contrat lucratif. Le plan d’action a été réalisé pour respecter les dates de livraison. Il y aura des petits défis dans ce parcours, c’est certain, par contre laisser parler votre talent et le travail sera bien fait. »
Ce genre de discours favorise la mobilisation. Les employés sont motivés et sentent que tout est sous contrôle. Le résultat : ils ont confiance.
En conclusion, portez une attention particulière aux mots utilisés lors de vos communications avec les employés. Évitez d’utiliser des qualificatifs comme : gros, important, serrés, et bien d’autres car ces mots ont une connotation négative et stimule une énergie négative. En revanche, parlez de confiance, fidèle, lucratif, heureux, talent, et bien d’autres mots qui stimule l’énergie positive et par le fait même entraîne une plus grande productivité.
Pour définir votre processus d’affaires et des communications efficaces, contactez-nous au 819-770-9332 poste 101 ou par courriel à info@groupehumaprise.com. Nous sommes en affaires depuis 1987 et nous avons assisté plus de 300 propriétaires d’entreprise dans cette démarche.
Contactez-nous pour en discuter :
Recevez un conseil de gestion d’entreprise les mardis matin, à prendre bien au chaud avec votre café, pour augmenter la rentabilité de votre entreprise.
