Dans une PME, il est impossible d’attaquer tous les projets d’entreprise en simultanée. Les ressources que l’entreprise devrait mettre pour le faire sont tout simplement astronomiques. Dès lors, il importe de mettre en place un processus de priorisation des projets d’entreprise, des objectifs ou des résultats souhaités.
Vous connaissez certainement le bon vieux principe de Pareto, aussi appelé loi de Pareto ou loi des 80-20. Ce principe stipule qu’environ 80 % des effets seront le produit de 20 % des causes. Au sein d’une organisation, ceci implique que 20% des projets d’entreprise donneront 80% des résultats. Plusieurs gestionnaires s’en inspirent et ils ont tout à fait raison de le faire. Nous ne cherchons pas à remettre en cause ce principe, bien au contraire. Notre système de gestion aide les gestionnaires à choisir les projets qui constitueront les succès de l’année.
Dans ce billet, nous vous proposons 5 étapes pour bien choisir vos projets prioritaires de l’année :
Première étape : Le questionnement
Avant d’établir la liste finale des projets d’entreprise pour l’année, il importe de faire une première sélection en se posant des questions. Cette liste non-exhaustive permet de cerner les projets les plus prometteurs pour l’année.
- Sont-ils en lien avec notre planification stratégique ?
- Cadrent-ils avec nos valeurs, notre mission, notre philosophie d’entreprise ?
- Avons-nous les ressources nécessaires pour mener à terme ce projet ?
- Quels sont les risques de ne pas faire ce projet cette année ?
- Est-ce que ces projets peuvent nuire à la rentabilité de notre entreprise ?
- Quels sont nos chances de réussite avec ce projet ?
Ce questionnement permet d’établir une liste préliminaire des projets et peu en contenir une centaine.
Seconde étape : La négociation
Au sein d’une entreprise, plusieurs départements ont des projets. Comme il est impossible de s’attaquer à tous les projets en même temps, il faut en choisir. Ceci implique que certaines personnes dans certains départements ne verront pas leur projet choisi pour l’année. Il importe de bien négocier et s’assurer que tout le monde y trouve son compte. Nous prônons une approche gagnant-gagnant. Par expérience, nous savons que c’est possible d’y arriver.
Troisième étape : La liste presque finale
Nous avons débuté avec une liste contenant une centaine de projets. Suite à de longues négociations et des compromis coûteux, nous en sommes rendus à une liste presque finale de 10 projets. Le comité de direction se penchera sur ces projets afin d’évaluer les ressources humaines, financières et technologiques qui devront être attribuées à ces projets. À la fin de ce processus, il devra en rester 5. Il est préférable de réaliser 5 projets et de les mener à terme que d’avoir 10 projets en suspens qui génèrent un stress inutile. De plus, ces projets affecteront immanquablement l’ambiance au travail. Il est donc souhaitable d’avoir des succès et tabler sur des réalisations que de chercher le volume et vivre dans le stress. Les projets d’entreprise qui ne sont pas choisis se retrouvent dans une liste des projets futurs.
Quatrième étape : Le plan d’action
Les 5 projets ayant été retenus, un plan d’action pour chacun est réalisé. Ce plan d’action permet de déterminer qui sera responsable des tâches, les échéanciers et les budgets à respecter ainsi que les suivis qui seront faits et leur fréquence.
Cinquième étape : Le suivi
Une fois tout ce processus mis en place, il ne reste plus qu’au comité de direction de s’assurer que les projets sont en voie de réalisation. Si en cours d’année, les priorités changent, le comité de direction ne devrait pas hésiter et reléguer ces projets non-entamés dans la liste des projets futurs. La direction peut alors choisir un nouveau projet jugé plus prioritaire et préparer un plan d’action pour ce dernier.
Les projets s’accumulent au fil des ans
Cette manière de faire permet à l’entreprise de réaliser 5 projets en cours d’année. Sur une longue période, ces projets s’accumulent. Après 3 ans, 15 nouveaux projets auront été implantés au sein de l’entreprise. Ces projets auront été implantés avec enthousiasme, en mode collaboratif et sans résistance. Contrairement à attaquer plusieurs projets de front en simultané et de les implanter à l’improviste ou en catastrophe, notre méthode permet à l’entreprise de caresser le changement plutôt que de résister aux changements.
Vous aimeriez en savoir davantage sur ce processus de priorisation des projets en entreprise, complétez ce formulaire :
