Peter F. Drucker écrivait que la tâche du manager est similaire à celle d’un chef d’orchestre sauf qu’il : “est à la fois compositeur et chef d’orchestre”. Au fur et à mesure que se déroule l’action, le chef d’orchestre compose la musique et donne le rythme aux musiciens qui emboîtent le pas. Sacré défi me dites-vous ? En effet, il s’agit presque d’une mission impossible à soutenir à long terme. Face à une telle improvisation, l’entrepreneur gère uniquement son quotidien et l’entreprise est dirigée sans vision à long terme.
Quel est le meilleur moyen pour partager sa vision à long terme ?
Dans votre entreprise, des tâches sont réalisées par vos employés. Vous avez à utiliser vos sens pour capter ces informations et votre jugement pour les analyser tout en écrivant la partition. Toutefois, il n’est nul besoin d’écrire la partition en simultané. Il vous est possible de prendre quelques heures par semaine afin de réfléchir à la direction que vous voulez donner à votre entreprise.
Un exercice intéressant à faire est de s’imaginer dans une machine à voyager le temps. Nul besoin de se projeter des décennies en avant, seulement quelques années. Alors, imaginez que vous êtes dans 5 ans. Vous arrivez à la porte de votre entreprise et vous mettez la clé dans la serrure pour ouvrir la porte. Qu’est-ce que vous voyez ? Réfléchissez-y bien car c’est dans cette direction que vous voulez aller. Maintenant, quel sera le chemin que vous devez parcourir pour y arriver ?
Ce simple exercice permet de visualiser votre entreprise en vous projetant dans l’avenir. Une fois ce premier travail de description effectué, il reste à déterminer les actions à entreprendre pour y arriver.
De la vision stratégique aux tâches, la partition s’écrit
Vous avez une représentation mentale de votre entreprise et vous savez dans quelle direction vous devez aller pour y arriver. Il s’agit de passer de cette vision stratégique à une planification stratégique qui contiendra des objectifs avec des résultats à atteindre pour finalement aboutir à des tâches qui seront réalisées par vous et vos employés.
Dans plusieurs PME, ces tâches sont intégrées dans Outlook et nous y retrouvons une liste assez impressionnante de tâches à accomplir. Cette liste est supposée être une source de motivation, mais lorsque l’employé constate qu’il a 200 tâches à réaliser et que d’autres tâches s’ajoutent chaque semaine, la motivation est en baisse. Ce que nous proposons dans nos formations, c’est la mise en place de comité de direction. La mise en place de réunions structurées avec un ordre du jour spécifique permettra de transmettre l’information nécessaire à la réalisation des tâches. Vous pouvez donc écrire quelques lignes en avance pour votre partition !
Pas encore une réunion, je vais avoir une “réunionite” !
Lorsque nous proposons la mise en place de réunions dans les PME, les dirigeants et les employés les considèrent souvent inutiles, ils les ont essayées et “ça marche pas“. Toutefois, une bonne réunion, c’est une réunion où les participants sont impliqués dans la prise de décision. De bonnes réunions, ce sont des réunions qui permettent aux employés et à l’entreprise d’avancer vers la vision de l’entrepreneur. Ainsi donc, l’information nécessaire à la prise de décision devrait être incluse dans la convocation de la réunion. Seules les personnes impliquées par ces décisions sont invitées. Il n’est donc pas nécessaire d’inviter tout le bureau et la réflexion se fait avant la réunion.
Lorsque la réunion a lieu, les décisions sont prises et l’information est immédiatement partagée aux employés concernés qui pourront immédiatement les mettre en application. Cette manière de faire permet de synchroniser le chaos de la production interne. Enfin, au lieu d’un procès-verbal, un compte-rendu des décisions est rédigé afin d’en faire le suivi.
Conclusion
1) Les réunions ne sont pas un lieu de discussion, mais un endroit qui favorise la prise de décision.
2) Pour accélérer la prise de décision, une bonne réunion se prépare en avance.
3) Faire un suivi des décisions dans les réunions subséquentes afin de vérifier leur niveau d’intégration dans les processus d’affaires de l’entreprise.
Bien entendu, pour que tout cela donne les résultats souhaités, un engagement doit être pris de la part des participants. Il en va de leur responsabilisation personnelle pour se préparer et lire la documentation nécessaire à la prise de décision. Un gestionnaire faisant preuve de maturité, n’hésitera pas à reporter une réunion si les participants ne se sont pas préparés tel que convenu.
En somme, il s’agit d’optimiser les réunions, comme chez ce client, afin d’organiser les réunions !
