Selon le Larousse, « l’écureuil roux (Sciurus vulgaris) descend fréquemment à terre. C’est en effet au sol qu’il constitue ses cachettes, le plus souvent sur les trajets qu’il emprunte régulièrement. Les écureuils adultes repèrent à l’odorat les cônes qu’ils ont enfouis précautionneusement à 30 cm de profondeur en prévision de l’hiver. Mais il arrive qu’ils oublient parfois l’endroit exact où ils ont amassé les graines ! Comme leurs parents, les petits accumulent et enterrent leurs aliments par un réflexe inné. » Source : ici
Un Chief Data Officer (CDO) ne devrait pas être comme un écureuil dans une PME
L’écureuil oublie parfois l’endroit où se trouvent ses cachettes. Une situation qui est bien surprenante lorsqu’il s’agit de leur propre survie. Il passe donc beaucoup de temps à chercher les endroits stratégiques où se cache ce qu’il cherche. Ce comportement vous semble-t-il familier ? Malheureusement, ceci n’est pas typique au Sciurus vulgaris. Dans bien des cas, le Chief Data Officer , le gestionnaire principal des données de l’entreprise, est comme un écureuil dans une PME. Nous retrouvons des cachettes de dossiers physiques un peu partout. De plus, si nous incluons les documents informatiques, c’est le chaos total. Il n’y a absolument rien d’organisé et chacun à son plan de classement qu’il maîtrise à peine. Alors se mettre à chercher une information rapidement pour un client est un périple audacieux pour l’employé ou le propriétaire.
Ce périple de recherche, amène notre écureuil dit Chief Data Officer de cachettes en cachettes. Les minutes s’écoulent. Au fil des heures, il a fait des trouvailles qui dataient de plusieurs mois, comme cette information qui fût tant recherchée et qui a fait perdre un client important à la compagnie. Il va falloir la cachée de nouveau dans un répertoire que personne ne va trouver et qui restera enfoui pour l’éternité. Et comble de malheur, donnons-lui un nom de document tellement loufoque que même une recherche informatique ne permettrait pas de le retrouver.
Caricature trop près de la réalité
Cette façon de faire est loin d’être optimale. Bien entendu, il s’agit d’une caricature, mais qui trop souvent peut être près de la réalité. Toutefois, ce processus malsain est fréquent dans les PME. Somme toute, il entraîne des frustrations internes inutiles et une énorme perte de productivité.
De plus en plus, nous retrouvons une multitude de données sur les clients. Malheureusement, ces données de clients se retrouvent dans différentes cachettes, comme dans un dossier physique, un dossier informatique et les contacts Outlook. Bref, rien de centraliser. Comble de malheur, comme l’écureuil qui l’enseigne à ses petits, les employés se transmettent ces manières de faire. Un nouvel employé intègre l’entreprise et on le forme dans une gestion de l’information inefficace. L’employé fini par adhérer à cette culture anarchique de l’entreprise en ce qui concerne la gestion de l’information. Dans les PME, nous devons donc compter sur des employés extraordinaires pour compenser ce manque de gestion de l’information.
Les données sont remisées
Toutes ces données dans les entreprises qui ne sont pas utilisées. Ah! Ces informations constituent une mine d’or qui pourraient permettre à une entreprise d’améliorer grandement son efficacité, son marketing ou sa productivité interne. Il serait finalement possible de distancer votre plus proche concurrent ou d’augmenter les salaires afin d’être plus compétitifs sur le marché du travail. Tout est là, il ne manque qu’une volonté de l’implanter de la part de la direction. Il est grand temps de classer les informations selon un plan de classement pré-établie.
Voici les 5 grands avantages d’une gestion d’information efficace :
1) Réduit le délai de recherche afin de trouver l’information. Une information devrait être trouvée en moins de 60 secondes ce qui inclut le temps de faire la recherche dans une base données.
2) Réduction de l’espace entre l’information et le requérant car elle est accessible. Pas de déplacement physique et pas de requête : « appel à tous » afin de déranger tout le monde dans le bureau.
3) Permet d’éviter la duplication de l’information ce qui génère des économies d’espace et évite de diffuser des informations périmées.
4) Favorise l’échange d’information entre les départements ce qui permet de briser les silos. Par le fait même, ceci permet d’élaborer un langage commun qui permet aux différents départements de se comprendre mutuellement.
5) Évite le travail en double car il n’y pas lieu de refaire le travail ou de réécrire le document recherché.
Si votre gestion de l’information vous fait penser à un Sciurus vulgaris alias Chief Data Officer l’écureuil, il est temps de penser à la SteakCRM. Pour une démonstration, nous vous invitons à nous écrire à info@groupehumaprise.com ou nous rejoindre par téléphone au819-770-9332.
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