La méthode QQOQCP consiste à se poser quelques questions simples sur notre vision : qui, quoi, où, quand, comment, pourquoi. Ceci permet de cerner le problème. De nous donner un sentiment de confiance et de vouloir passer à l’action. Toutefois, cette méthode ne fait qu’éliminer les éléments superflus et ne permet pas de remonter à la source du problème. Il n’y a pas de mauvaise solution, il y a seulement des problèmes mal définis. Et ce nous voyons, ce sont des gestionnaires qui sont en mode action – réaction, on prend des décisions rapidement sans avoir une vue d’ensemble et après un certain temps, ils réalisent qu’il y a d’autres problèmes. On doit recommencer. En prenant le temps de réfléchir sur le problème, la solution appliquée aurait donner de meilleurs résultats.
Afin qu’une situation problématique se résorbe, il importe de remonter à la source du problème en utilisant la technique des 5 pourquoi. Cette technique peut susciter un sentiment de peur ou de méfiance chez les dirigeants. C’est tout à fait normal car qui aime affronter l’inconnu ou faire face à l’incertitude. Toutefois, pour régler un problème une fois pour toute, il faut aller à la source et fermer le robinet afin que le problème ne soit plus alimenté.
En affaires, comme nous sommes pressés et que le temps compte, nous avons tendance à effectuer un diagnostic rapide. Nous cherchons une cause à un problème. Nous cherchons le symptôme afin de mettre en place une solution rapide et ne plus en entendre parler. Ainsi, lorsque nous constatons qu’un employé éprouve des difficultés à gérer son temps, le réflexe est de lui proposer d’aller suivre une formation sur la gestion du temps. Quelques personnes un peu plus consciencieuses vont poser quelques questions pour déterminer que cet employé n’arrive pas à prioriser. Le réflexe sera de l’envoyer en formation pour apprendre le système des priorités « A », priorités « B » et priorités « C ».
Nous ne voulons pas critiquer ces formations. Par contre, le diagnostique qui est fait par la direction n’est que le symptôme. Pour être optimal, nous nous devons de scruter plus loin plutôt qu’uniquement effleurer la surface. Mais comment faire ?
L’employé Untel est souvent en retard dans ses échéanciers. Pourquoi ? Il éprouve de la difficulté à gérer son temps.
Pourquoi a-t-il des difficultés à gérer son temps ? Car ses priorités ne sont pas bien établies.
Pourquoi éprouve-t-il des difficultés à établir ses priorités ? Car son chef d’équipe lui fait parvenir plusieurs tâches prioritaires en même temps.
Pourquoi le chef d’équipe envoie plusieurs tâches en même temps ? Ce sont des directives de la direction.
Pourquoi la direction donne autant de directives ? Car la direction n’a pas établie les projets prioritaires pour l’année et tente de tout réaliser en même temps.
Par cet exercice des 5 pourquoi, nous pouvons nous apercevoir que l’employé éprouve de la difficulté à gérer son temps car la direction n’a pas établie les projets prioritaires pour l’année. Ainsi, la direction gère en fonction de ses humeurs, de ses émotions, de ses craintes, de ses peurs et j’en passe et mets de la pression sur ses cadres intermédiaires pour faire avancer les projets qui, eux, font un transfert de cette pression aux employés. Le cadre intermédiaire a appris à déléguer, probablement qu’il est allé en formation sur les techniques de délégation de tâches, alors que l’employé apprend à gérer la pression car il est en bas de la chaîne de commandement. Par contre, lorsqu’il y a en trop de pression, on l’envoie en formation.
En conclusion, on nous demande souvent « qu’est-ce que ça donne d’avoir une vision stratégique claire et des projets prioritaires ? » Voilà un résultat tangible. Une vision stratégique claire et bien définie donne des employés qui sont capables de prioriser les directives, leurs tâches et leur gestion de projet car ils savent où la direction s’en va.
Si vous désirez mettre au claire votre vision stratégique, demandez – nous notre recette :
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