Une entreprise qui ne génère pas de profits, trop de dépenses, ne demeure pas en affaires bien des années. Il peut arriver que des pertes surviennent à l’occasion suite à des décisions périlleuses ou simplement dû à une économie chancelante. Les pertes répétées sont une tornade désastreuse pour la pérennité de l’entreprise. Cette spirale entraînera inévitablement une baisse de motivation chez le propriétaire de l’entreprise. Comme l’attitude du propriétaire est souvent la locomotive à laquelle les employés se rattachent, une baisse de motivation entraînera une baisse de la vapeur de ce cheval de fer.
Si vous êtes dans cette tornade où les profits ne sont pas à la hauteur de vos aspirations, trois options s’offrent à vous pour faire remonter les profits et hausser votre motivation.
- Croissance des revenus
- Contrôle des dépenses
- Gestion assidue des processus
Examinons plus attentivement chacune de ces trois options.
1) Croissance des revenus
Une croissance des revenus implique de définir la stratégie de croissance et quels seront les objectifs. Comme stratégie de croissance, une entreprise peut choisir de lancer un nouveau produit ou service, de s’attaquer à un nouveau marché, de mettre en place une nouvelle campagne de communication pour faire croître les ventes ou d’embaucher de nouveaux vendeurs. Ceci implique, dans certains cas, d’investir dans une étude de marché ou dans un plan marketing afin de cibler de nouveaux marchés ou de former la nouvelle équipe de ventes. L’équipe de direction prend le risque d’accroître les ventes en investissant des sommes sans garantie de résultats.
Ce sont là des risques importants à prendre pour une entreprise qui est déjà limitée par son fonds de roulement. Enfin, il n’y a aucune garantie que la stratégie choisie donnera les résultats escomptés. Une décision périlleuse qui pourrait entraîner la visite d’un huissier.
2) Contrôle des dépenses
L’autre option est d’effectuer un contrôle des dépenses. Le contrôleur de l’entreprise a alors la lourde responsabilité d’approuver et de stopper les dépenses. Dans l’entreprise, l’équipe de direction met en place un système de contrôle par formulaire où les dépenses de plus de x $ doivent être approuvées par la direction. Les déplacements sont réduits et les frais de représentations également. On encourage l’équipe de ventes à téléphoner ou écrire aux prospects ou aux clients et normalement, une coupure dans le marketing se fait. Cette manière de faire donne des résultats pour quelques mois. Néanmoins, lorsque la clientèle cible n’entend pas parler de vous, elle vous oublie. À long terme, les dommages sont importants.
Un autre type de contrôle des dépenses est de contrôler les achats pour s’assurer que les produits arrivent « juste à temps ». Une telle façon de faire demande une forte intégration avec les fournisseurs afin d’éviter les pénuries ou les retards. À titre d’exemple, en période de pointe dans le secteur de la construction, il est parfois difficile d’obtenir le « juste à temps » pour certains matériaux. La capacité de votre fournisseur n’est pas là ou bien la demande est trop forte en période de pointe. En contrepartie, les coûts des matériaux peuvent être plus élevés dû à leur rareté. En somme, une bonne évaluation est nécessaire afin d’éviter des dommages collatéraux et le contrôle des coûts se révèle en fait une hausse des approvisionnements.
Bien entendu, une entreprise peut opter pour une stratégie hybride avec un plan de croissance et un contrôle des coûts. Dans ce cas, les ressources humaines de l’entreprise sont mobilisées afin de lui permettre d’atteindre l’objectif fixé. Suite à cette mobilisation, divers mécanismes sont mis en place pour maintenir la motivation à un niveau acceptable. Il va de soi que les efforts déployés pour maintenir tout ceci à flot viendront inévitablement empiéter sur la qualité de vie des personnes impliquées. Un jour ou l’autre, les gens vont vouloir être récompensés pour leurs loyaux services ou décider de quitter le navire pour des eaux plus tranquilles.
3) Gestion assidue des processus
Une autre alternative est de rédiger les processus d’affaires qui vous permettent de faire de l’argent ainsi que ceux qui vous obligent à dépenser ou à investir de l’argent. Une fois les processus d’affaires rédigés, une gestion quotidienne de ces processus permet efficacement de contrôler les revenus et les dépenses en fonction de l’objectif. Cet objectif peut être d’accroître la rentabilité de l’entreprise ou de chercher à augmenter les salaires dans l’entreprise. Ce n’est pas important l’objectif de ventes, mais bien la gestion des marges bénéficiaires comme nous en discutons dans ce vidéo :
Bien entendu, cette manière de faire demande que les processus soient rédigés au préalable. Il importe donc de prendre du temps pour écrire la recette de l’entreprise. Ceci peut être fait à l’interne, par l’embauche de consultants ou en formation.
Une fois les processus rédigés, il est possible de voir dans les manières de faire de l’entreprise et d’identifier les pertes de productivité et d’optimiser les processus. Ces gains permettent d’accroître l’efficacité en entreprise ce qui se traduit par une augmentation de la rentabilité et une réduction des dépenses. Comme le processus est mieux rodé, les employés n’ont à subir aucune pression supplémentaire car ils travaillent mieux et sans perte de temps. La qualité de vie n’est pas affectée et la résistance aux changements s’amenuise.
En guise de conclusion, mettre en place une stratégie de croissance ou de mieux contrôler les dépenses aura un impact sur la qualité de vie des employés ainsi que des principaux dirigeants. Par la rédaction des processus d’affaires, qui permettent soit de générer des revenus, soit de diminuer des coûts, la gestion courante de l’équipe de direction repose sur la gestion assidue des processus et non uniquement sur la productivité ou la motivation des employés.
Si vous désirez optimiser vos profits en gérant vos processus d’affaires, demandez – nous notre recette :
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