Une information qui n’est pas accessible au moment où l’on en a besoin est une information qui n’existe pas. Il importe d’avoir une gestion de l’information efficace permettant de maximiser la prise de décision. L’absence d’information entraîne des questions récurrentes sans valeur ajoutée ou des décisions erronées.
Les QRSVA, ces grugeurs de temps
Les questions récurrentes sans valeur ajoutée (QRSVA) sont des grugeurs de temps. Comme des trous noirs dans une entreprise, ils aspirent les secondes et les minutes et par le fait même, les profits en entreprise. Qu’est-ce donc que ces monstres ?
Les QRSVA sont des questions qui sont posées plusieurs fois par des personnes différentes au sein d’une entreprise. Il est demandé où se trouve un document ou un produit ? comment fait-on une tâche ? Est-ce que je peux prendre des vacances ?
Si ces questions récurrentes sont posées dans votre entreprise, elles ne génèrent pas de la valeur, elles en grugent. Lorsqu’une QRSVA survient dans votre entreprise, prenez le temps de vérifier ce qui en est la source pour l’enrayer. Pour remédier à la situation, assurez-vous que votre gestion de l’information est comprise, que vos processus d’affaires sont utilisés et que vos politiques d’entreprises sont comprises. Plus ces 3 composantes organisationnelles seront partagées et accessibles, plus votre entreprise sera efficace. Ainsi, les QRSVA vont disparaître et les profits réapparaître.
Une information comme support à la décision
Il y a deux questions à se poser. 1) Quelles informations ai-je besoin ? et quelles décisions je dois prendre avec ces informations ?
Dans les différentes fonctions de l’entreprise, voici certaines informations nécessaires pour la prise de décision.
Marketing
Quel est le profil de mes meilleurs clients ?
Comment ont-ils connu l’entreprise ?
Quels est mon retour sur investissement de mes campagnes publicitaires ?
Décision : orienter mes stratégies en fonction de ce qui est le plus rentable pour mon entreprise.
Ressources humaines
Quelle est la norme minimale de production pour un employé ?
Qu’est-ce qui motive mes employés à se présenter au boulot ?
Décision : Offrir un encadrement optimal à mes employés.
Opérationnels
Combien d’unité produit ou de clients par jour avons-nous besoin pour atteindre la rentabilité désirée ?
En cas de problèmes, est-ce que l’employé sait précisément à qui s’adresser pour trouver une réponse rapide ?
Décision : Identifier les temps morts afin d’accroître humainement la productivité.
Financières
Quel est ma marge bénéficiaire ?
Quel est la différence entre un projet réalisé et un projet estimé ?
Quel est mon seuil de rentabilité ?
Décision : Maîtriser les données financières dans le but d’en atténuer leur impact.
Achats
Quels sont les dernières nouveautés de mes fournisseurs ?
Quel est mon inventaire minimum à maintenir ?
Décision : Maintenir mon avantage concurrentiel et la disponibilité de mes produits.
En somme, l’information est un support à la décision et si elle n’est pas facilement accessible, elle n’existe tout simplement pas. Ceci entraîne les employés à demander des questions inutiles et à répétition. Cette manière de faire est hautement improductive. Plus la gestion de l’information sera efficace dans une entreprise et plus la productivité sera en hausse.
Pour une gestion de l’information plus efficace, contactez-nous au 819-770-9332 poste 101 ou par courriel à info@groupehumaprise.com. Nous sommes en affaires depuis 1987 et nous avons assisté plus de 300 propriétaires d’entreprise dans cette démarche.
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