L’utilisation de raccourcis informatiques pour gagner en productivité semble avoir disparu. Il n’y a pas si longtemps que ça, les « anciens » comme nous disent les Milléniaux, utilisaient des raccourcis pour les commandes avec le traitement de texte, le bon vieux DOS et bien d’autres logiciels des années 1990. Au fil des années, les raccourcis ont disparu car les fonctions sont intégrées directement dans le traitement de texte. De plus, les souris sont beaucoup plus faciles à manipuler. Toutefois, pour un « ancien », c’est trop lent.
Afin de gagner en productivité interne, il existe une panoplie impressionnante de touche de raccourcis informatiques.
Ainsi, si vous êtes en PC, appuyez sur « Alt » lorsque vous êtes dans Word. Il y a pleins de lettres et de chiffres qui apparaissent. Il s’agit de raccourcis pour accéder à des fonctions. Si vous souhaitez modifier le titre dans propriétés, vous faites « Alt » suivi de « Alt F » ensuite « Alt X » puis « Alt Q » et « Alt 1». Vous pouvez modifier le titre de la propriété d’un fichier Word. Ça se fait avec la souris également.
Nous avons trouvé un article qui résume les fonctions informatiques indispensables pour Windows, Word, Excel et autres logiciels. Ces touches de raccourcis, une fois apprise et maîtrisée, vous permettront de gagner en productivité. Sachez qu’elles ne s’appliquent que pour le logiciel en question. Un raccourci dans Word n’est pas le même qu’un raccourci dans Mailchimp ça va de soi.
P.S. De votre navigateur Internet, faites Ctrl-D pour ajouter la page Web dans vos favoris.
Poursuivons avec un second conseil permettant d’accroître la productivité par l’utilisation d’astuces technologiques simples et faciles. Dans notre gestion quotidienne, nous sommes souvent confrontés à envoyer des courriels ou autres formes de communications. Ces communications se répètent parfois. Ainsi, il peut être utile de mettre en place ce conseil pour mieux gérer son temps.
Dans un premier temps, il s’agit de recenser les courriels envoyés et de les mettre dans un répertoire Windows qui se nomme marketing/modeles_types. Videz le répertoire « éléments envoyés » dans Outlook pour les classer autrement.
En second, prendre chacun de ces courriels et les standardiser, enlever toutes références à une personne ou entreprise, et les mettre séparément dans un fichier Word.
Ce dossier nous permet de conserver tous les modèles de lettres qui ont été envoyés soit à la suite d’une demande d’un client, de précision sur un produit ou un service, d’une confirmation de rendez-vous, d’un rappel d’un rendez-vous, d’un suivi de projet, d’une demande d’entrevue pour un poste, les situations sont multiples.
En travaillant de la sorte, toutes les communications types pourront être reprises facilement par les employés et la direction et les personnaliser. Cette manière de faire donne une base commune pour accroitre l’efficacité en interne car nous n’avons pas besoin de réinventer les lettres à chaque fois.
Troisièmement, il est également possible d’enregistrer les courriels types en ouvrant un courriel et en « enregistrant sous » ce modèle type. Dès lors, nous avons un courriel brouillon qui permet de partir d’un modèle de base d’un courriel que nous envoyons fréquemment.
Enfin, pour un maximum de gain d’efficacité, il est possible d’enregistrer des signatures dans Outlook avec ces modèles types de lettre. Pour la procédure : Cliquez
Avec la fonction signature, vous pouvez insérer la signature et le courriel type apparaît. Il ne reste qu’à le personnaliser pour l’envoyer.
En conclusion, ces manières de faire permettre certainement des gains d’efficacité, mais elles permettront également de standardiser vos communications. Avec des communications efficaces, vous soignez votre image et limitez une suite de courriels pour des explications supplémentaires.
