Une étude vient de paraître en France sur les réunions. Cette étude illustre l’état de situations des réunions auprès des salariés qui œuvrent dans des entreprises de plus de 500 employés. Nous apprenons :
- Un salarié passe en moyenne 4,5 heures par semaine en réunions ;
- Seulement 52% des réunions sont considérées comme productives ;
- 18% des salariés disent qu’il n’y a pas d’ordre du jour ;
- 26% que leur présence n’était pas requise
- 76% soutiennent être dans l’obligation d’assister à ces réunions ;
- 33% des salariés se sentent consulter lors de prise de décision ;
Face à ce constat, les salariés utilisent leur téléphone intelligent pour répondre à leurs courriels ou continuer à travailler. Seulement 1 salarié sur 2 prendra des notes lors de la réunion. En bref, cette manière de conduire des réunions constitue un facteur de démotivation chez les employés.
Pour que vos réunions deviennent une source de mobilisation, voici comment faire :
- L’ordre du jour est une priorité et il est envoyé au moins 48 heures avant la réunion aux participants afin qu’ils se préparent ;
- L’objectif de la réunion doit clairement être établi ;
- Seulement les personnes concernées devaient y participer. Pourquoi faire une rencontre avec tout le personnel pour discuter des ventes ? Uniquement les vendeurs seront présents à une réunion de ventes.
- Déterminez un temps pour chacun des points à traiter à l’ordre du jour ;
- Déterminez en ouverture de réunion si le varia est ouvert ou fermé ;
- Déterminez un temps limite pour la réunion. Une réunion efficace durera entre 30 et 50 minutes.
- Prioriser les items à l’ordre du jour ainsi si le temps manque, certains points seront traités lors de la prochaine réunion.
- Décidez en réunion et non de présenter les décisions. Si un item demande une décision, présenter les pours et les contres avec la documentation requise afin que les participants puissent se faire une idée et participer à la prise de décision. Éviter toute décision séance-tenante car ceci entraînera de la résistance aux changements.
- Notez uniquement les décisions dans le procès-verbal. Cette manière de faire permet d’alléger l’administration après les réunions.
- Enfin, insérez les tâches qui vous reviennent dans votre calendrier Outlook et si vous êtes un gestionnaire, insérez les suivis auprès de vos employés à faire de vos réunions dans votre calendrier.
Cette gestion des réunions permet de mobiliser les employés car ils ont le sentiment qu’ils sont consultés et qu’ils participent à la prise de décision. De plus, en ayant une durée déterminée, ils savent que les réunions ne nuiront pas à leur productivité donc auront tendance à être plus attentif.
Pour des réunions plus efficaces, contactez-nous au 819-770-9332 poste 101 ou par courriel à info@groupehumaprise.com. Nous sommes en affaires depuis 1987 et nous avons assisté plus de 300 propriétaires d’entreprise dans cette démarche.
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